مروری بر مفاهیم مراکز سود و هزینه

این سه اصطلاح اساس تقسیم بندی سازمانی را از نقطه نظر کنترلینگ (Controlling) و بعبارت دیگر حسابداری داخلی / صنعتی را تشکیل میدهند. تعریف هر یک از این اصطلاحات خیلی ساده بوده و قابل فهم میباشد.

این اصطلاح و محاسبه و گزارشگیری بر حسب مراکز سود و هزینه در ایران متاسفانه بعلت ضعف مدیریتی رواج بخصوصی ندارد . در یک بازدید از یک شرکت تولیدی، شاهد حسابداری بر طبق مراکز سود و هزینه بودم، لیکن مدیران آن شرکت بدون اطلاعات کافی سیستمی و آشنایی به این امر و فقط از روی اجبار شراکتی و تقسیم بندی سازمانی مجبور به انتخاب این روش شده بودند بدون اطلاعات سیستمی. در نتیجه هر روز بدنبال مشکلات سازماندهی بودند، در حالی که راه حلهای بسیارساده در پیش رو داشتند ولی طبق یک مثال آلمانی اینقدر درخت دورشان بود که جنگل را نمیدیدند. لیکن یک سازمان دهی موفق با تقسیم بندی مراکز سود و هزینه بدون تعریف کردن اهداف و فلسفه هدایتی خود، به راحتی امکان پذیر نمیباشد. سیاست مدیریتی احتیاج به یک فلسفه واضح و تعریف شده دارد که همه همکاران هم به آن آشنایی کامل داشته باشند. ایجاد مراکز سود و هزینه بطوری که هر واحد مستقلا بدنبال تولید سود بیشتر و باهزینه کمتر باشد، احتیاج به یک ساختار غیر متمرکز دارد که مستقل از مدیریت مرکز عمل کند. در حالی که به موازات تمام رویدادهای این مراکز شفاف و دقیق به اطلاع مدیران برسد. در بخش کنترلینگ هر سازمان این مراکز با یکدیگر هماهنگ گردیده تا با کمک ابزار کنترلینگ از ایجاد هزینه های تکراری و سربارهای اضافی جلوگیری بشود.

مثال ساده برای یک مرکز سود و هزینه بخش فناوری اطلاعات یک سازمان میباشد. این بخش که در ظاهرتولید مستقیمی ندارد، لیکن خدمات این بخش جز ضرورایات یک سازمان امروزی میباشد. پس با ابزار لازم شما باید هزینه های این بخش را با ضرایب و

تناسبهایی که در بخش حسابداری داخلی محاسبه میگردند، به هزینه های بخش های دیگر حساب کنید، و در مقابل همین مبالغ را از هزینه های بخش فناوری اطلاعات کم کرده تا در آخر هر دوره حسابداری بتوان به راحتی بازدهی بخش فناوری اطلاعات را اعلام کرد. برای علاقمندان به این مطلب پیشنهاد میکنیم که در پژوهشهای خود به این دو اصطلاح هم دقت کنند:

Cash flow و (Return on Investment (ROI

در سازمانها برای شفاف سازی و تقسیم مسئولیتها، تخصص های مختلف را در چهار چوب یک بخش تعریف میکنند. مانند بخش بازاریابی و فروش ، بخش حسابداری، تهیه و تدارکات و ..... حال اگر ما به این تقسیم بندی ها یک بعد مالی از بابت هزینه هایی که سازمان متحمل میشود بدهیم، میتوانیم از مرکز هزینه صحبت کنیم. در حالی که در سازماندهی مراکز هزینه واحد های تعریف شده میتوانند از یک بخش کوچکتر باشند، یا به عبارت دیگر هر بخش میتواند از چند مرکز هزینه تشکیل شده باشد. برای یک حسابداری موفق داخلی تقسیم بندی بر حسب مراکز هزینه اجتناب ناپذیر میباشد. همچنین ارتباط مستقیم کدینگ های مختص هزینه ها با مراکز هزینه الزامی میباشد.

در بالا ما با تعریف مراکز سود و هزینه آشنا شدیم، حال برای اینکه هزینه های به وقوع پیوسته را به این مراکز ربط بدهیم ما باید انواع هزینه ها را هم تعریف کنیم.

ما هر قدر انواع هزینه ها را دقیقتر و ریزتر تعریف کنیم همانگونه دقیقتر محاسبات و گزارشات ما خواهند بود. برای مثال هزینه پرسنل فقط حقوق و دستمزد نیست، بلکه:حقوق پایه، حق مسکن، اضافه کاری معمولی ، اضافه کاری روز تعطیل ، غیبت بدلیل بیماری ، و....... و کالاهای مصرفی اداری یک نوع نمیباشد، بلکه: کتب تخصصی، کاغذ فتوکپی، نوشت افزار، لوازم جانبی کامپیوتر، شارژ کارتریج و ..... لیکن در عمل و اجرا نیاز به برنامه ریزی دقیق و سازمان منظم دارد و در کنار آن، یک سیستم که دقیقا اطلاعات و ساختارهای لازم را داشته باشد. در یک سیستم مرتبط این اصطلاح ها در همه جا دیده میشوند و بدون آنکه کاربر در جایی دخالت کرده و یا اقدامی نسبت به این سه داده انجام دهد باید سیستم بر طبق تنظیم اطلاعات داده در اطلاعات پایه حسابهای مربوطه را به روز کرده و کاربران و تنظیم کنندگان گزارشها را در موقعیتی قرار دهند که در هر زمان هزینه ها ، درآمدها و همچنین نیروهای کاری صرف شده را در مورد یک واحد و یا یک گروه چه بصورت رویت بر روی سیستم و یا به صورت گزارش چاپی در اختیار داشته باشد. 

کوچکترین واحد حسابداری مرکزهزینه میباشد. مرکز هزینه مکانی است، که هزینه (کجا) بردار است. در حالی که نوع هزینه خود را با انواع هزینه ها ( چی) مشغول می‌کند.

هزینه گردان (English = Cost unit ; Deutsche = Kostenträgerrechnung) مبحثی است که خود را با تامین کنندگان هزینه های به وقوع پیوسته مشغول کرده و سعی در جواب دادن به این سئوال را دارد، که ( کی) چند در صد از هزینه های موجود را تامین می‌کند. در واقع واحد هزینه یعنی بخشی از محصول یا خدمات است که برای آن هزینه شده است.