7 کار مهم برای افزایش امنیت مالی

برای کمتر کردن و نامحسوس کردن ضریب خطاها در امور مالی و چرخه حسابداری یک فروشگاه و یا شرکت نسبتاً بزرگ، بهتر است این 7 مورد را انجام دهید:
1- به منظور اثبات صحت ثبت رویدادها و وقایع مالی ، توصیه می گردد برای صدور اسناد حسابداری ، به مدارک و مستندات کافی به موقع و مربوط اتکا گردد و ضمن درج شرح کافی برای هر سند، ضمائم نیز به مهر (ثبت شد) ممهور گردد و کلیه ضمائم به صورت اصل نگهداری شده و صدور اسناد حسابداری بدون تأخیر انجام گردد. بدین ترتیب از عدم یا تکرار در ثبت وقایع مالی و همچنین پرداخت‌های مجدد اسناد هزینه و احتمال بروز مشکل مالیاتی و برگشت هزینه‌ها جلوگیری می‌گردد.
2- جهت اعمال کنترل های داخلی مناسب لازم است ضمن تعیین سقف تنخواه‌گردان‌ها با توجه به سطح مخارج انجام شده از سوی مدیریت نسبت به اخذ تضمین کافی برابر سقف مزبور و اعمال کنترل‌های لازم صورت خالصه مخارج انجام شده توسط مسئولین ذیربط تأیید گردد.
3- لازم است وجوه نقد نزد تنخواه‌گردان در پایان هر سال به حساب‌های بانکی شرکت واریز گردد و مقاطع زمانی مختلف موجودی نزد تنخواه‌گردان توسط افرادی مستقل، مورد شمارش قرار گیرد.
4- با توجه به نحوه حسابداری (روش تعهدی) لازم است در هنگام پرداخت و ایجاد تعهد و بدون توجه به قرارداد منعقد شده نسبت به ثبت اسناد حسابداری به طور صحیح اقدام گردد.
5- به منظور جلوگیری از مشکل مالیاتی ناشی از به روز نبودن دفاتر قانونی لازم است ثبت دفاتر مذکور طبق قوانین مالیاتی بدون تأخیر صورت گیرد . ضمناً در دفتر روزنامه فقط ثبت سرفصل حساب و رقم مربوطه کافی است و چنانچه شرکت از سیستم مکانیزه استفاده نماید می‌توان ثبت اسناد حسابداری در دفاتر به یک سند در ماه تقلیل یابد که موجب جلوگیری از صرف وقت و هزینه و اشتباهات احتمالی می‌گردد.
6- لازم است جهت اثبات هزینه‌های انجام شده مدارک و مستندات مربوط به اسناد حسابداری ضمیمه گردد.
7- به منظور ایجاد کنترل مؤثر بر چرخه عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد، نحوه چگونگی استخدام کارکنان، تعیین ضوابط مشخص برای پرداخت وام ، مساعده و سایر مزایای کارکنان چگونگی تشخیص و اعمال روش یکنواخت برای تعیین قیمت فروش، اعطای اعتبار و تخفیف مشتریان ، تشخیص و ایجاد تمایز بین هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای، اعمال روش یکنواخت برای نحوه خرید مواد اولیه، مواد کمکی و قطعات و انتخاب فروشندگان لازم است دستورالعمل یا آیین‌نامه‌های مربوط تهیه و پس از تصویب هیأت مدیره به اجرا گذاشته شود تا بدین ترتیب ضمن جلوگیری از اشتباهات و سوء جریانات سهوی یا عمدی احتمالی ثبت و ضبط و نگهداری سوابق وقایع و رویدادهای مالی مبتنی بر اعمال روش‌های مشخص و یکنواخت انجام گیرد و کنترل‌های داخلی قابلیت اتکای لازم را داشته باشد.