اهمیت ارتباط موثر در حسابداری

 

ارتباط مؤثر در کسب و کار مرتبط با کارکنان و ارباب رجویانی مانند فروشندگان و مشتریان، مهم است. از آنجا که حسابداری، بخش ذاتی هر کسب و کاری است، مهارت های ارتباطی خوب در این حیطه، حیاتی است. امور مالی و حسابداری مهم مانند آماده سازی و گزارش بودجه، پرداخت صورتحساب، حقوق و ثبت درآمد باید طوری به مدیریت و دیگران ارائه شود که مفید و معنی دار باشد.

مهمترین کاربرد داده های حسابی، برقراری ارتباط بین اطلاعات معنادار است که به مدیریت اجازه می دهد تصمیمات درست را اتخاذ کند. برای مؤثر بودن، اطلاعات حسابی باید قابل درک باشد؛ نه اینکه تنها در قالب لیستی از اعداد بدون مفهوم واقعی باشد. بسیاری از کسب و کارها از الگوهایی برای گزارشات داخلی جهت برقراری ارتباط بین اطلاعات استفاده می کنند تا برای مدیریت، آشنا باشد و به سادگی مورد استفاده قرار گیرد. برای مثال، ممکن است دپارتمان ها حساب درآمد و خرج را هر ماه گزارش کنند و با استفاده از همان فرمت، فهم و تجزیه و تحلیل را تسهیل ببخشند.

یکی دیگر از کاربران مهم اطلاعات حسابی، سرمایه گذاران هستند که می خواهند بدانند چگونه یک کسب و کار از لحاظ مالی عمل می کند. معمولاً این نوع اطلاعات از طریق گزارشات استاندارد مانند ترازنامه ها و صورت درآمدها(سود و زیان) حاصل می شوند که با استفاده از اصول حسابداری و استانداردهای حسابداری گردآوری شده اند. یک تراز نامه دارایی هایی را نشان می دهد که شامل پول نقد، بدهی ها و سهام صاحبان بنگاه اقتصادی می باشد. صورت درآمدها درآمد و مخارج یک کسب و کار را در یک نقطه ی زمانی خاص نشان می دهد. هر دو اصطلاح ذکر شده از شیوه ای مشابه در هر ماه یا دوره ی زمانی پیروی می کنند و به نقطه نظر سرمایه گذاران اجازه ی مقایسه و تجزیه و تحلیل می دهند.

بسیاری از سرمایه گذاران نیز قصد دارند گردش وجوه نقدی را از طریق اطلاعاتی درباره ی پولی که وارد کسب و کار شده و از آن خارج می شود، ملاحظه کنند. نیز ممکن است آنها گزارشات ویژه ای را درخواست کنند. 

اطلاعات حسابداری باید به درستی با ادارات دولتی در مورد مالیات در ارتباط باشند. برای مثال، شیراز نیاز به خرید و فروش دارد و در موارد خاصی از مالیات استفاده می کند و اطلاعات حسابداری باید به شیوه ای خاص ارائه شود که معنادار باشد. مثال دیگر از ارتباطات دولتی، بازده سالانه ی مالیات با خدمات درآمد سالانه می باشد که در آن، اطلاعات به صورت قوانین خاص و منظم ذیل نشان داده می شوند. ارتباطات امور مالی دولت باید تا آنجا که ممکن است به صورت نوشتاری انجام شود. صحبت کردن در مورد اعداد حسابی در تلفن می تواند سردرگمی ایجاد کند و باید حتی المقدور اجتناب شود.

بانک ها ممکن است بخواهند شرایط مالی کسب و کار را تخمین بزنند، ارتباطات با امور حسابداری در بسیاری از شرکت ها را در اولویت کار خود قرار می دهند. در مورد وام های بانکی، ممکن است گزارش های دوره ای با استفاده از اطلاعات حسابداری وجود داشته باشد. معمولاً بانک ها به جریان های نقدی علاقه مند هستند و ممکن است گزارشات ویژه ای در مورد نقدینگی شرکت نیاز باشد که شامل حساب های کوتاه مدت مطالبات و اسناد پرداختی هستند. تمام این اطلاعات باید به وضوح با بانک در ارتباط باشند یا اینکه کسب و کار وام دریافت نکند.

بهترین راه برای ارتباط با هر اطلاعات حسابداری، انجام دادن آن به صورت نوشتاری، در قالب گزارش همراه با توصیفات خطی در سمت چپ صفحات(حاشیه)، ستون هایی با تاریخ و توضیحات در بالای آن و عنوان گزارش می باشد. گزارشات حسابداری برای یک دوره یا تاریخ خاص می باشند. به ندرت مشاهده می کنیم که یک گزارش حسابداری تنها با اعداد و ارقام باشد و هیچ توضیح و تاریخی نداشته باشد.

مطمئن شوید که هر برنامه لازم یا مدارک پشتیبانی مورد درخواست، موجود باشند. برای ارتباط مناسب اطلاعات حسابداری، گزارشات باید با نسخه ای خلاصه شده در بالا و بقیه ی متن در پایین سازماندهی شود. مطمئن شوید که تمام گزارشات با هیچ برگه ی اضافه ای وصل نشده باشد.